Cách tính tồn kho tối thiểu và điểm đặt hàng lại cho bột

Tồn kho tối thiểu và điểm đặt hàng lại phải được tính từ mức dùng thực tế, thời gian chờ giao hàng và phần dự phòng của từng sản phẩm. Không nên dùng một con số chung cho mọi loại bột vì tốc độ sử dụng, quy cách gói và thời gian giao có thể khác nhau.

Công thức cơ bản là: điểm đặt hàng lại = nhu cầu trung bình trong thời gian chờ + tồn kho an toàn. Hàng đang cách ly, đã dành cho đơn khác hoặc không rõ trạng thái không được tính vào tồn khả dụng.

Thuộc cụm nội dung: Bảo quản và định lượng bột — xem toàn bộ hướng dẫn từ tính nhu cầu đến quản lý tồn kho.

Dữ liệu cần có trước khi tính tồn kho tối thiểu

Mỗi sản phẩm cần một dòng dữ liệu riêng với các trường:

• Tên đầy đủ, thương hiệu và quy cách.
• Lượng dùng trung bình theo ngày hoặc tuần.
• Mức dùng cao nhất đã ghi nhận.
• Thời gian từ lúc đặt đến lúc nhận hàng.
• Tồn kho hiện có và tồn khả dụng.
• Hàng đang trên đường.
• Hàng đã dành cho đơn hoặc mẻ sản xuất khác.
• Hàng đang cách ly hoặc không đủ điều kiện sử dụng.

Không gộp bột bắp TAKY 150 g với bột bắp TAKOKY 1 kg chỉ vì cùng tên nguyên liệu. Quy cách và cách vận hành khác nhau cần được theo dõi riêng.

Tính mức dùng trung bình và tồn khả dụng

Cách tính mức dùng trung bình

Mức dùng trung bình mỗi ngày = tổng lượng đã dùng trong kỳ ÷ số ngày sản xuất thực tế.

Ví dụ minh họa: trong 20 ngày sản xuất, bếp dùng 8.000 g một loại bột:

8.000 ÷ 20 = 400 g mỗi ngày sản xuất.

Không chia cho những ngày bếp đóng cửa nếu mục tiêu là dự báo theo ngày hoạt động. Nếu kế hoạch giao hàng tính theo ngày lịch, cần chuyển đổi cho phù hợp với lịch vận hành.

Cách tính tồn khả dụng

Tồn khả dụng = tồn đạt đang có + hàng chắc chắn sắp nhận − lượng đã phân bổ − hàng cách ly.

Không cộng phần bột có bao bì rách, không rõ lô hoặc đang chờ quyết định vào tồn khả dụng. Việc cộng hàng không dùng được sẽ làm điểm đặt hàng sai lệch.

Tách tồn theo đơn vị gam, gói và thùng

Nên có một đơn vị tính chính, thường là gam hoặc kilogam, rồi quy đổi sang gói khi đặt hàng. Ví dụ:

• 4 gói × 400 g = 1.600 g.
• 3 gói × 1 kg = 3.000 g.
• 10 gói × 150 g = 1.500 g.

Không cộng “4 gói” và “3 gói” nếu hai quy cách khác nhau mà chưa đổi về cùng đơn vị.

Tính thời gian chờ và điểm đặt hàng lại

Xác định thời gian chờ giao hàng

Thời gian chờ được tính từ lúc đơn đặt hàng được xác nhận đến khi hàng đạt được nhập kho. Không chỉ tính thời gian xe chạy.

Nên ghi riêng:

• Thời gian xác nhận đơn.
• Thời gian chuẩn bị hàng.
• Thời gian vận chuyển.
• Thời gian kiểm tra và nhập kho.
• Ngày nghỉ hoặc thời điểm khó giao.

Công thức điểm đặt hàng lại

Điểm đặt hàng lại = mức dùng trung bình mỗi ngày × thời gian chờ + tồn kho an toàn.

Ví dụ minh họa:

• Mức dùng trung bình: 400 g/ngày.
• Thời gian chờ: 5 ngày.
• Tồn kho an toàn nội bộ: 1.000 g.

Điểm đặt hàng lại là:

400 × 5 + 1.000 = 3.000 g.

Khi tồn khả dụng giảm đến khoảng 3.000 g, bếp bắt đầu đặt hàng theo kế hoạch. Con số 1.000 g trong ví dụ chỉ để minh họa; không phải mức an toàn áp dụng chung.

Quy đổi điểm đặt hàng sang số gói

Nếu sản phẩm có gói 400 g, 3.000 g tương đương 7,5 gói. Trong theo dõi kho, nên đặt ngưỡng cảnh báo ở 8 gói hoặc quy đổi theo quy tắc nội bộ rõ ràng.

Khi đặt mua, số lượng đơn hàng còn phụ thuộc tồn mục tiêu, quy cách thùng và nhu cầu sắp tới; điểm đặt hàng lại chỉ cho biết thời điểm cần bắt đầu mua.

Xác định tồn kho an toàn theo dữ liệu thực tế

Khi nào cần tồn kho an toàn cao hơn?

• Mức dùng giữa các ngày biến động mạnh.
• Thời gian giao thường không ổn định.
• Sản phẩm quan trọng và khó thay thế.
• Mùa cao điểm hoặc có đơn lớn đã xác nhận.
• Kho ở xa điểm cung ứng.
• Một phần hàng thường phải chờ kiểm tra lâu.

Khi nào không nên tăng dự phòng quá mức?

Tồn quá cao có thể làm tăng số gói phải quản lý, nguy cơ mở nhiều lô, chiếm diện tích và kéo dài thời gian dùng hết. Không nên tăng tồn chỉ vì lo thiếu hàng mà không có dữ liệu về mức dùng và thời gian giao.

Một cách ước tính dự phòng từ lịch sử

Có thể xem chênh lệch giữa mức dùng cao và mức dùng trung bình trong thời gian chờ. Ví dụ, nếu một số ngày dùng cao hơn bình thường 200 g và thời gian chờ là 5 ngày, bếp có thể xem xét phần dự phòng dựa trên mức biến động đó.

Đây là cách tham khảo nội bộ. Nên điều chỉnh sau mỗi chu kỳ và không cố định vĩnh viễn.

Lập bảng theo dõi và xử lý tình huống biến động

Mẫu bảng điểm đặt hàng lại

Điều chỉnh khi có đơn lớn hoặc mùa cao điểm

Đơn đã xác nhận phải được trừ khỏi tồn khả dụng hoặc thêm vào nhu cầu dự báo. Không chờ đến lúc bắt đầu sản xuất mới điều chỉnh điểm đặt hàng.

Với mùa cao điểm, dùng dữ liệu của giai đoạn tương đương trước đó nếu có; không lấy mức dùng thấp của tháng bình thường làm chuẩn.

Xử lý khi giao hàng chậm

1. Cập nhật lại ngày nhận dự kiến.
2. Tính số ngày tồn còn đủ dùng.
3. Ưu tiên các đơn đã xác nhận.
4. Không tự thay sản phẩm bằng loại khác khi chưa đánh giá công thức.
5. Liên hệ nhà cung cấp sớm thay vì chờ tồn về 0.
6. Ghi nhận thời gian chậm để điều chỉnh dữ liệu lần sau.

Rà soát điểm đặt hàng định kỳ

Nên cập nhật khi có một trong các thay đổi:

• Quy mô bán hoặc số mẻ thay đổi.
• Nhà cung cấp hoặc tuyến giao thay đổi.
• Quy cách sản phẩm thay đổi.
• Tỷ lệ hàng cách ly tăng.
• Bếp mở thêm ngày hoạt động.
• Mùa vụ hoặc chương trình bán mới.

Phân biệt điểm đặt hàng lại với lượng cần mua

Điểm đặt hàng lại trả lời: “Tồn còn bao nhiêu thì phải bắt đầu đặt?”. Lượng đặt hàng trả lời: “Cần mua thêm bao nhiêu để đạt mức tồn mục tiêu?”. Hai quyết định liên quan nhưng không giống nhau.

Bài tính lượng bột theo số mẻ hoặc số suất dùng để lập nhu cầu sản xuất. Bài này dùng nhu cầu đó cùng thời gian chờ để xác định thời điểm nhập hàng.

Câu hỏi thường gặp

Có thể đặt hàng khi còn đúng một gói không?

Chỉ phù hợp nếu một gói đủ dùng trong toàn bộ thời gian chờ và còn phần dự phòng. Cần tính bằng dữ liệu, không dựa vào cảm giác.

Tồn kho an toàn có phải luôn là 10% không?

Không. Mức dự phòng nên dựa trên biến động nhu cầu, thời gian giao và mức độ quan trọng của sản phẩm.

Hàng đang vận chuyển có tính vào tồn không?

Có thể theo dõi riêng là hàng sắp nhận, nhưng chỉ nên cộng vào tồn khả dụng khi đơn đã xác nhận và ngày giao đủ tin cậy.

Hàng cách ly có tính vào điểm đặt hàng không?

Không nên tính vào tồn khả dụng cho đến khi được xác nhận đủ điều kiện sử dụng.

Tham khảo: xem so sánh quy cách bột bắp, bột làm bánh, bảng giá sỉ hoặc gửi kế hoạch nhập hàng qua trang liên hệ.