Cách tính tồn kho tối thiểu và điểm đặt hàng lại cho bột

Muốn biết khi nào nhập thêm bột, hãy tính điểm đặt hàng lại = lượng dùng trong lúc chờ giao + phần dự phòng. Ví dụ quán dùng 400 g/ngày, chờ 5 ngày và giữ thêm 1.000 g dự phòng thì ngưỡng đặt là 3.000 g. Đây chỉ là số liệu minh họa, không phải định mức áp dụng cho mọi cơ sở.

Cần phân biệt tồn dự phòng (ví dụ 1.000 g), điểm đặt hàng (3.000 g), và lượng cần mua (phụ thuộc kho, đơn đang về, quy cách và hạn dùng). Bột còn ở trên xe chưa phải hàng có thể lấy ra sử dụng.

Cần thêm quy trình nhập, xuất, bảo quản? Xem bảo quản và định lượng bột.

Dữ liệu cần có trước khi tính tồn kho tối thiểu

Mỗi sản phẩm cần một dòng dữ liệu riêng với các trường:

• Tên đầy đủ, thương hiệu và quy cách.
• Lượng dùng trung bình theo ngày hoặc tuần.
• Mức dùng cao nhất đã ghi nhận.
• Thời gian từ lúc đặt đến lúc nhận hàng.
• Tồn kho hiện có và tồn khả dụng.
• Hàng đang trên đường.
• Hàng đã dành cho đơn hoặc mẻ sản xuất khác.
• Hàng đang cách ly hoặc không đủ điều kiện sử dụng.

Không gộp bột bắp TAKY 150 g với bột bắp TAKOKY 1 kg chỉ vì cùng tên nguyên liệu. Quy cách và cách vận hành khác nhau cần được theo dõi riêng.

Tính mức dùng trung bình và tồn khả dụng

Cách tính mức dùng trung bình

Mức dùng trung bình mỗi ngày = tổng lượng đã dùng trong kỳ ÷ số ngày sản xuất thực tế.

Ví dụ minh họa: trong 20 ngày sản xuất, bếp dùng 8.000 g một loại bột:

8.000 ÷ 20 = 400 g mỗi ngày sản xuất.

Không chia cho những ngày bếp đóng cửa nếu mục tiêu là dự báo theo ngày hoạt động. Nếu kế hoạch giao hàng tính theo ngày lịch, cần chuyển đổi cho phù hợp với lịch vận hành.

Ba loại tồn không được nhầm

1. Hàng đạt đang ở kho: hàng đã nhận và qua kiểm tra, không gồm bao rách/chưa rõ tình trạng đang cách ly. Nếu sổ tổng đã trừ hàng cách ly thì không trừ thêm lần nữa.

2. Bột có thể dùng ngay = hàng đạt đang có − phần đã dành cho đơn khác. Ví dụ kho có 3.200 g đạt, 700 g đã hẹn sản xuất: còn 2.500 g sử dụng cho công việc khác. Không cộng hàng đang về.

3. Lượng dùng để quyết định đặt hàng (vị thế tồn kho, còn gọi là inventory position) = hàng đạt đang có + đơn hàng đang về đã xác nhận − phần đã cam kết. Ví dụ 3.200 + 400 − 700 = 2.900 g. Đây là chỉ số lập kế hoạch, không phải lượng bột sẵn trong bếp. Nếu giao hàng không chắc chắn, theo dõi riêng và cần đánh giá đặt sớm hơn. Nguồn: Stanford Graduate School of Business.

Tách tồn theo đơn vị gam, gói và thùng

Nên có một đơn vị tính chính, thường là gam hoặc kilogam, rồi quy đổi sang gói khi đặt hàng. Ví dụ:

• 4 gói × 400 g = 1.600 g.
• 3 gói × 1 kg = 3.000 g.
• 10 gói × 150 g = 1.500 g.

Không cộng “4 gói” và “3 gói” nếu hai quy cách khác nhau mà chưa đổi về cùng đơn vị.

Tính thời gian chờ và điểm đặt hàng lại

Xác định thời gian chờ giao hàng

Thời gian chờ được tính từ lúc đơn đặt hàng được xác nhận đến khi hàng đạt được nhập kho. Không chỉ tính thời gian xe chạy.

Nên ghi riêng:

• Thời gian xác nhận đơn.
• Thời gian chuẩn bị hàng.
• Thời gian vận chuyển.
• Thời gian kiểm tra và nhập kho.
• Ngày nghỉ hoặc thời điểm khó giao.

Tính điểm đặt hàng lại và tồn dự phòng

Điểm đặt hàng lại = lượng dùng trung bình/ngày × số ngày cần dùng trong thời gian chờ + tồn dự phòng. Ví dụ: 400 × 5 + 1.000 = 3.000 g.

1.000 g là lượng dự phòng, không phải ngưỡng đặt 3.000 g. Khi vị thế tồn kho giảm tới hoặc dưới 3.000 g, cần xem xét đặt thêm, đồng thời theo dõi bột thực dùng để tránh thiếu trước khi đơn về. Nếu bếp nghỉ vài ngày trong thời gian giao, phải dùng số ngày hoạt động đúng với đơn vị 400 g/ngày, không nhân nhầm ngày lịch.

Đây là công thức cơ bản, không bảo đảm hết rủi ro thiếu hàng khi nhu cầu hoặc giao hàng biến động. Nguồn: NC State University.

Ngưỡng đặt không phải số gói cần mua

Ngưỡng 3.000 g tương đương 7,5 gói 400 g; có thể cảnh báo khi kho đạt khoảng 8 gói. Nhưng không có nghĩa phải đặt 8 gói. Lượng mua cần tính riêng từ mức tồn mục tiêu, đơn đã đặt và sản lượng sắp dùng; kiểm tra quy cách thùng và số lượng tối thiểu nhà cung cấp nhận bán.

Xác định tồn kho an toàn theo dữ liệu thực tế

Khi nào cần tồn kho an toàn cao hơn?

• Mức dùng giữa các ngày biến động mạnh.
• Thời gian giao thường không ổn định.
• Sản phẩm quan trọng và khó thay thế.
• Mùa cao điểm hoặc có đơn lớn đã xác nhận.
• Kho ở xa điểm cung ứng.
• Một phần hàng thường phải chờ kiểm tra lâu.

Khi nào không nên tăng dự phòng quá mức?

Tồn quá cao có thể làm tăng số gói phải quản lý, nguy cơ mở nhiều lô, chiếm diện tích và kéo dài thời gian dùng hết. Không nên tăng tồn chỉ vì lo thiếu hàng mà không có dữ liệu về mức dùng và thời gian giao.

Chọn mức dự phòng từ dữ liệu thật

Không có quy tắc chung là 10% hoặc luôn một gói. Mức dự phòng 1.000 g trong ví dụ chỉ là giả định, tương đương 2,5 ngày dùng bình thường. Hãy xem mức dùng những ngày cao điểm, thời gian giao sớm/chậm, đơn lớn và số lô phải cách ly; cập nhật định kỳ khi dữ liệu thay đổi.

Đừng nhập nhiều hơn khả năng dùng trước khi hết hạn. Với bột khô, ưu tiên theo đúng hạn của từng lô, kiểm tra bao bì, xử lý riêng gói đã mở. University of Minnesota Extension lưu ý bao bì còn kín, dấu hiệu mọt và sử dụng thực phẩm đã mở trước trong điều kiện phù hợp. Không đưa hàng nghi hỏng vào phần tồn đủ điều kiện.

Lập bảng theo dõi và xử lý tình huống biến động

Mẫu bảng điểm đặt hàng lại

Toàn bộ số liệu là giả định. Không cộng gói khác quy cách, hãng hoặc hàng cách ly khi chưa xác minh điều kiện sử dụng.

Điều chỉnh khi có đơn lớn hoặc mùa cao điểm

Đơn đã xác nhận phải được trừ khỏi tồn khả dụng hoặc thêm vào nhu cầu dự báo. Không chờ đến lúc bắt đầu sản xuất mới điều chỉnh điểm đặt hàng.

Với mùa cao điểm, dùng dữ liệu của giai đoạn tương đương trước đó nếu có; không lấy mức dùng thấp của tháng bình thường làm chuẩn.

Xử lý khi giao hàng chậm

1. Cập nhật lại ngày nhận dự kiến.
2. Tính số ngày tồn còn đủ dùng.
3. Ưu tiên các đơn đã xác nhận.
4. Không tự thay sản phẩm bằng loại khác khi chưa đánh giá công thức.
5. Liên hệ nhà cung cấp sớm thay vì chờ tồn về 0.
6. Ghi nhận thời gian chậm để điều chỉnh dữ liệu lần sau.

Rà soát điểm đặt hàng định kỳ

Nên cập nhật khi có một trong các thay đổi:

• Quy mô bán hoặc số mẻ thay đổi.
• Nhà cung cấp hoặc tuyến giao thay đổi.
• Quy cách sản phẩm thay đổi.
• Tỷ lệ hàng cách ly tăng.
• Bếp mở thêm ngày hoạt động.
• Mùa vụ hoặc chương trình bán mới.

Tính số gói cần mua sau khi đạt ngưỡng đặt hàng

Ngưỡng đặt trả lời “lúc nào bắt đầu mua?”; lượng đặt trả lời “mua thêm bao nhiêu?”. Giả sử bếp muốn đạt 5.000 g tồn mục tiêu. Với vị thế tồn kho 2.900 g, lượng cần bổ sung là 5.000 − 2.900 = 2.100 g. Nếu chỉ mua gói 400 g, cần làm tròn lên 6 gói = 2.400 g. Đây là lượng mua kế hoạch, không phải bột đã nhập kho ngay khi đặt hàng.

Mục tiêu 5.000 g chỉ là số giả định. Trước khi đặt, hãy kiểm tra số lượng đặt tối thiểu (MOQ) nếu có, đơn đang giao, quy cách thùng, tiền vốn và hạn của từng lô; đừng tăng số gói vượt khả năng dùng hết trước hạn. Tham khảo NC State về mức tồn mục tiêu.

Câu hỏi thường gặp

Tồn dự phòng 1.000 g có nghĩa đợi còn đúng 1.000 g mới mua?

Không. Ví dụ này phải xem xét mua khi vị thế tồn kho đạt khoảng 3.000 g, gồm 2.000 g cần trong lúc chờ và 1.000 g dự phòng.

Hàng đang giao có thể lấy ra làm bánh?

Không. Chỉ bột đã giao và kiểm tra đạt mới được sử dụng. Đơn đang về chỉ được theo dõi riêng cho kế hoạch mua tiếp.

Hàng cách ly hay gần hạn có tính vào dự phòng?

Không tính hàng cách ly/chưa xác minh là bột đạt. Lô gần hạn cần xét khả năng dùng hết trước hạn và bảo quản thực tế.

Đặt hàng lại có nghĩa mua đúng 8 gói?

Không. Ngưỡng cảnh báo và số gói mua khác nhau; tính lượng mua theo tồn mục tiêu và đơn đã đặt, sau đó làm tròn theo quy cách.

Đọc thêm và yêu cầu báo giá

Nguồn: Stanford – phân loại tồn, NC State – điểm đặt và Minnesota – bảo quản thực phẩm khô. Các số liệu ví dụ không phải mức dùng thực tế của cửa hàng.

Xem so sánh quy cách bột bắp, bột làm bánh, bảng giá sỉ hoặc liên hệ và gửi tên bột, quy cách, nhu cầu/ngày, số gói đang có, đơn đang về và khu vực giao.